Etichetarea fizică a asset-urilor este esențială pentru identificarea rapidă de către tehnicienii de mentenanță. Existența unei modalități de identificare fizică a echipamentului sau a unei “etichete”- cum este denumită în mod frecvent, prin utilizarea noilor sisteme de etichetare disponibile, permite îndeplinirea unui număr de task-uri implicate în dezvoltarea procedurilor din managementul mentenantei:
- Deschiderea unui document online (de ex. Google Docs) cu informații detaliate despre echipament
- Raportarea defecțiunilor (ticketing) de către clientul final
- Realizarea task-urilor de mentenanță preventivă de către tehnicienii de mentenanță
- Vizualizarea istoricului de mentenanță, precum și lista lucrărilor în curs și a celor planificate
- Înregistrarea directă a unei lucrări realizate sau planificarea unei intervenții viitoare
Această abordare transmite atât angajaților, cât și clienților sau furnizorilor imaginea unei companii eficiente și bine organizate.
Există mai multe modalități de identificare fizică a echipamentului. Acestea sunt cele mai cunoscute și cele acceptate în piață ca fiind aplicabile pentru identificarea asset-urilor de mentenanță:
Cod de bare
Este cea mai simplă și mai veche modalitate de identificare a unui echipament. Există mai aplicații gratuite, ce pot fi folosite pentru generarea codurilor de bare. Această soluție este cea mai ieftină, dar are limitări de utilizare, fiind potrivită doar pentru texte simple, scurte. Codurile de bare pot fi citite de orice dispozitiv mobil de scanare sau cu cititoare de coduri de bare disponibile în toate formatele, la diverse prețuri.
Cod QR (Quick Responsive Code)
Este un sistem relativ recent, destul de similar cu codul de bare. Cu toate acestea, datorită utilizării unei tehnologii 2D, este capabil să înmagazineze informații mai complexe, cum ar fi texte, pagini web, SMS sau date complete de identificare despre o persoană. Codurile QR pot fi citite de orice dispozitiv mobil cu o aplicație dedicată sau scanate direct cu camera telefonului, pentru modelele recente de smartphone.
NFC (Near Field Communication)
Este cel mai flexibil și mai sigur proces, dar și cel mai complex și cel care necesită cea mai mare investiție. Etichetele NFC au o gama largă de aplicații și nu sunt atât de ușor de clonat. Pot fi de diferite tipuri, cu un grad mai mic sau mai mare de complexitate și un nivel de preț corespunzător, toate permițând conectarea directă la un smartphone cu Android, atunci când acesta se află în imediată apropiere a etichetei.
Oricare dintre cele trei soluții are avantajele și dezavantajele ei, în funcție de aplicația aleasă. Codurile de bare sunt ideale pentru etichetarea simplă, menită să stocheze un singur tip de informații și sunt utilizate, pe scară largă în inventarierea depozitelor și managementul asset-urilor. Codurile QR sunt utilizate într-o gamă mai largă de aplicații, iar utilizarea lor s-a extins considerabil în ultimii ani. Putând fi direct scanate cu orice smartphone, sunt utilizate în mare măsură ca o conexiune directă la site-uri sau aplicații web. Etichetarea NFC este cel mai complex sistem deoarece implică un anumit grad de tehnologie; cu toate acestea, costul acestor etichete a început să scadă semnificativ, iar configurarea și utilizarea lor a devenit din ce în ce mai ușoară.