Primii pasi simpli in alegerea unui soft de mentenanta

CMMS nu trebuie sa fie vazut ca un trend sau ca un instrument minune care va rezolva toate

CMMS nu trebuie sa fie vazut ca un trend sau ca un instrument minune care va rezolva toate problemele de mentenanta. CMMS este un instrument de lucru pentru Manager, pentru a planifica si a face managementul interventiilor si echipamentelor sale.

De ce ai nevoie de un CMMS?

  • Pentru ca vrei sa-ti centralizezi toata activitatea intr-o singura baza de date fara a mai folosi nenumarate excel-uri sau a face totul pe hartie?
  • Pentru ca exista o solicitare legala sau de audit care impune computerizarea mentenantei?
  • Pentru ca o alta companie utilizeaza un CMMS si vrei si tu unul?

Cel mai important este sa fie clara nevoia implementarii unui CMMS.

Ce ar trebui sa asigure un CMMS?

In general, obiectivul principal al unei implementari CMMS in orice companie este de a centraliza si sistematiza toate informatiile legate de mentenanta, a standardiza procesele si a optimiza managementul mentenantei prin introducerea celor mai bune practici in cadrul departamentului.

In ceea ce priveste caracteristicile software-ului ales, CMMS-ul trebuie sa simplifice pentru Manager:

  • Codificarea, inregistrarea si actualizarea continua a inventarului bunurilor, cu datele tehnice, planurile de mentenanta preventive si corelarea echipamentelor cu materialele folosite;
  • Codificarea, inregistrarea si actualizarea continua a inventarului materialelor folosite in activitate, asocierea materialelor cu echipamentele unde sunt folosite si evaluarea furnizorilor;
  • Sa planifice si sa faca managementul tuturor activitatilor de mentenanta indiferent de natura acestora (planificate, accidentale, calitate etc.);
  • Raportarea tuturor activitatilor, indicand timpul lucrat, manopera si materialele folosite, si chiar serviciile tertilor;
  • Calcularea indicatorilor de management al mentenantei (KPI) care permit managerului sa simta “pulsul activitatii sale: numarul de defecte, timpul de nefunctionare, raportul preventiv/corectiv (%), rata de defectare, istoricul interventiilor financiar si al costurilor si multe altele.

In ceea ce privește interfata software, cu cat mai usor pentru utilizatorul final, cu atat mai bine. O interfata cu operatiuni simple si clare este cea mai buna optiune, nu pentru ca utilizatorul final ar fi mai putin calificat sau mai puțin agil in a folosi aplicatia, ci pentru ca utilizatorii finali (in cele mai multe cazuri, tehnicienii de mentenanta) trebuie sa isi dedice aproape tot timpul pentru a-si indeplini sarcinile si sa foloseasca doar o mica parte din timp pentru a inregistra informatii in soft, si nu invers.

Recomandari in alegerea unui CMMS

  1. Excluderea dezvoltarii unui software „in-house”. Este un proces care consuma mult timp, care se poate transforma cu usurinta in ceva „dureros”, demotivant si, in cele mai multe cazuri, devine o sarcina fara sfarsit.
  2. Excluderea unor software-uri adaptate, programelor sau functionalitatilor care nu sunt specifice mentenantei (excel, calendrul cu reminder-uri, software-uri pentru managementul de proiect etc.) – pe termen scurt acestea vor fi insuficiente. Pe de alta parte, pot fi instrumente importante daca exista o singura persoana care se ocupa de proiect.

Obiectivele principale si asteptarile realiste

  1. Incurajarea tuturor membrilor din echipa de mentenanta (sau chiar a intregii companii), folosirea unor date actualizate, atat legate de mentenanta, cat si de managementul general.
  2. Obtinerea unor cunostinte/informatii despre mentenanta existenta, sistematizarea informatiei si gasirea unui mod de a o face accesibila tuturor, oriunde.
  3. Introducerea imbunatatirilor in cadrul Organizatiei, incepand chiar cu procesul de implementare;
  4. Obtinerea automata de rapoarte si de indicatori KPI pentru Management;
  5. Cresterea productivitatii.

Ca orice lucru nou, se poate intampina rezistenta din partea membrilor echipei, cu reactii de genul “Acest lucru nu o sa functioneze aici!”, “Nu avem timp sa inregistram totul intr-un soft!”, “Nimeni nu va urma pasii astia!”.

Descarca PDF

Leave a Comment