Metode și tehnici de management al stocurilor

ManWinWin Software

Descoperiți cele mai bune metode și tehnici de management al stocurilor pentru a reduce risipa, a îmbunătăți eficiența și a optimiza controlul stocurilor pentru afacerea dumneavoastră.

1. INTRODUCERE

Una dintre principalele responsabilități ale companiilor industriale cu flote mari de echipamente de producție este menținerea acestor active în condiții optime de funcționare. Această sarcină necesită echilibrarea diferitelor nevoi de mentenanță, reparații și operațiuni (MRO), concomitent cu gestionarea eficientă a resurselor materiale, financiare și umane.

În mediul de afaceri actual, extrem de competitiv și în schimbare rapidă, gestionarea eficientă a materialelor este adesea un factor esențial pentru succesul unei organizații. O gestionare deficitară poate duce la costuri excesive, oportunități ratate și poate amenința sustenabilitatea financiară a companiei.

În managementul stocurilor, companiile se confruntă cu provocarea de a găsi echilibrul corect între disponibilitatea produselor și reducerea risipei. Deținerea unor cantități mari de stocuri garantează că clienții și departamentele pot avea acces imediat la articolele necesare. Cu toate acestea, acest lucru implică și riscul de suprastocare, care reduce rentabilitatea investițiilor (ROI) și poate duce la pierderi. În schimb, limitarea stocului doar la articolele foarte solicitate poate compromite satisfacția clienților sau a solicitanților, în special atunci când articolele necesare mai rar nu sunt disponibile sau nu sunt livrate prompt.

Pentru a face față acestei provocări, multe organizații depun eforturi pentru a dezvolta sisteme complete, coordonate și eficiente de gestionare a stocurilor. Cheia succesului constă în echilibrarea disponibilității bunurilor esențiale cu minimizarea stocurilor excedentare, asigurând atât satisfacția clienților, cât și eficiența operațională.

Acest articol analizează metodele și strategiile de management al stocurilor care pot fi aplicate managementului mentenanței și producției, promovând o abordare mai eficientă și mai integrată.

2. JUST IN TIME

Una dintre cele mai cunoscute expresii din producție, „Nevoia ascute ingeniozitatea”, surprinde în mod adecvat apariția procesului de producție Just-in-Time (JIT). Originile JIT pot fi, probabil, urmărite înapoi la industria prelucrătoare japoneză. După cel de-al Doilea Război Mondial, sectorul industrial japonez s-a confruntat cu provocări majore, inclusiv lipsa de resurse, de capital și de forță de muncă. Aceste dificultăți au făcut dificilă menținerea unui lanț de aprovizionare echilibrat, ceea ce a dus la probleme precum supraproducția și, uneori, la incapacitatea de a satisface cererea.

Pentru a face față acestor provocări legate de producție și pentru a îmbunătăți profitabilitatea și calitatea, companiile japoneze, în special Toyota, au adoptat o strategie de transformare a unor cantități mici de materii prime în cantități mici de piese și produse finite. Această abordare inovatoare a revoluționat producția de automobile prin reducerea costurilor prin eliminarea stocurilor în exces și a forței de muncă inutile. Implementarea JIT de către Toyota a avut o influență profundă asupra practicilor de management din toate industriile la nivel global, devenind un punct de referință pentru eficiența operațională și un model pentru calitate și inovare.

O problemă cheie în cazul materiilor prime, componentelor și produselor finite este că, cu puține excepții, acestea nu sunt utilizate imediat după sosirea în depozit. În schimb, acestea rămân adesea în depozit până când un angajat sau un manager de depozit le pregătește pentru expediere. Această perioadă prelungită de depozitare generează costuri suplimentare, care cresc cu cât materialele rămân mai mult în stoc. Cu toate acestea, prin aplicarea metodelor JIT, stocul de produse neterminate (Work in Progress – WIP) este redus la minimum. Reducerea stocurilor contribuie la reducerea costurilor de depozitare și previne risipa de resurse.

În gestionarea producției, se face adesea o distincție între sistemele push și pull. Sistemele push planifică producția pe baza previziunilor privind cererea, în timp ce sistemele pull produc doar ca răspuns la cererea reală. JIT este clasificat ca un sistem pull, caracterizat prin strategia sa de stoc zero.

JIT promovează flexibilitatea și răspunsul rapid la schimbările pieței, concentrându-se pe eliminarea deșeurilor, creșterea productivității și distribuirea eficientă a resurselor.

3. ANALIZA ABC

Analiza ABC, cunoscută și sub denumirea de „principiul Pareto” sau, în unele cazuri, „regula 80/20”, este o metodă utilizată pentru a clasifica materialele și articolele în trei categorii principale (A, B și C) pe baza importanței lor pentru organizație.

Categoria A constă din cele mai puține materiale, dar reprezintă cea mai mare proporție din valoarea totală. În schimb, categoria C reprezintă cea mai mare parte a articolelor din depozit, fiecare articol individual având un impact minim asupra gestionării globale. Categoria B servește drept intermediar între A și C, reprezentând materiale de importanță moderată.

Scopul principal al analizei ABC este de a identifica cele mai valoroase active pentru organizație, ajutând la prioritizarea gestionării acestora. De exemplu, luați în considerare următoarea aplicare a metodei.

Tabelul 1 – Analiza ABC a articolelor pe baza costului unitar

În acest tabel, materialele sunt clasificate în funcție de intervalul lor. Materialele cu un procent acumulat din valoarea totală mai mic sau egal cu 80% se încadrează în categoria A. Articolele cu un procent acumulat mai mare de 95% se încadrează în categoria C, în timp ce restul materialelor sunt clasificate în categoria B. Deși distribuția standard este adesea 80%-15%-5%, aceasta poate fi ajustată pentru a se potrivi nevoilor și obiectivelor specifice ale organizației.

✅ Parametrii pentru analiza ABC ar trebui să se alinieze la obiectivele strategice ale organizației. Unele criterii comune includ:

✔️ Consumul anual
✔️ Costul unitar
✔️ Cererea anuală
✔️ Valorile stocurilor
✔️ Marja de profit
✔️ Timp de plumb

Analiza ABC este un instrument puternic pentru gestionarea stocurilor, permițând organizațiilor să optimizeze alocarea resurselor și să se concentreze pe cele mai importante active pentru succesul operațional.

4. CANTITATEA ECONOMICĂ A COMENZII

Ori de câte ori este necesar un stoc într-un depozit, este important să se minimizeze costurile asociate, care pot fi împărțite în două categorii principale:

🟢 Costuri de deținere:

✔️ Costuri de capital
✔️ Costurile forței de muncă pentru depozitare și inventariere
✔️ Energie și costuri de asigurare
✔️ Provizioane pentru obsolescență și daune
✔️ Costul depozitului și mentenanța acestuia

🟢 Costurile de comandă:

✔️ Solicitarea propunerii furnizorului
✔️ Costuri de recepție și transfer la depozit
✔️ Costul inspecției bunurilor
✔️ Costuri de transport

Deși poate părea intuitiv faptul că reducerea unui tip de cost conduce direct la o reducere a costului total, practica demonstrează că relația dintre costurile de deținere și cele de comandă nu este liniară. Prin urmare, este esențial să se determine cantitatea optimă de stoc care minimizează costul total prin echilibrarea ambelor tipuri de costuri. Acest nivel optim al stocului este cunoscut sub denumirea de cantitate economică de comandă (EOQ).

5. STOCUL DE SIGURANȚĂ, PUNCTUL DE REORDONARE ȘI NIVELUL MAXIM

Managementul eficient al stocurilor, în special pentru consumabile, necesită stabilirea unor niveluri strategice care să permită proceduri bine definite. Aceste niveluri asigură eficiența operațională și aprovizionarea continuă, minimizând în același timp riscul de lipsă de stocuri sau de suprastocuri.

Acest capitol explorează modul de definire matematică a trei parametri critici: Stoc de siguranță (SS), Punct de reordonare (ROP) și Nivel maxim.

Stocul de siguranță (SS) se referă la stocul „tampon” care ajută la prevenirea lipsei de stoc. Este esențial să se mențină stocul de siguranță pentru a ține seama de evenimente neprevăzute, cum ar fi întârzierile logistice.

Înainte de a intra în formularea matematică a stocului de siguranță, este important să înțelegem două modele fundamentale de inventar:

✔ Modelul de revizuire continuă – În acest model, reaprovizionarea are loc atunci când stocul atinge un punct de reaprovizionare predefinit, cu o cantitate de comandă fixă.
✔ Modelul revizuirii periodice – În acest caz, stocurile sunt reaprovizionate conform unui program prestabilit, cu obiectivul de a readuce stocurile la nivelul maxim.

6. NEVOIA MEDIE ȘI NIVELUL SERVICIILOR

Capitolul anterior s-a axat pe gestionarea consumabilelor, care, prin natura lor, sunt înlocuite mai frecvent decât piesele de schimb (rotables). Aceasta ridică o întrebare importantă: cum ar trebui gestionate piesele de schimb?

Unul dintre obiectivele-cheie ale gestionării eficiente a materialelor este asigurarea faptului că resursele necesare sunt disponibile oricând este nevoie. În contexte de mentenanță, managerii se confruntă adesea cu dilema: „Să cumpere sau să nu cumpere?” Atunci când o anumită piesă de schimb nu este disponibilă în depozit în momentul unei defecțiuni, organizația se poate confrunta cu o perioadă de nefuncționare prelungită, deoarece termenul de livrare pentru acea piesă de schimb ar putea fi semnificativ mai lung decât pentru materialele standardizate.

Pe de altă parte, există cazuri în care managerii achiziționează piese de schimb, dar aceste piese rămân neutilizate pe tot parcursul ciclului de viață al echipamentului, devenind active de capital cu rate scăzute de rotație.

În acest scenariu, este esențial să se determine cantitatea adecvată de piese de schimb care trebuie menținută în stoc pentru a se asigura că acestea sunt disponibile atunci când este necesar.

OBSERVAȚII FINALE

Filozofia Just-in-Time se remarcă printr-o abordare eficientă a gestionării producției, axată pe eliminarea risipei, reducerea stocurilor și alinierea producției la cererea reală. Punerea sa în aplicare sporește flexibilitatea companiilor, permițându-le să reacționeze rapid la schimbările pieței. În plus, JIT optimizează utilizarea resurselor și reduce costurile, devenind un instrument indispensabil pentru atingerea excelenței în managementul stocurilor.

Cu toate acestea, adoptarea acestei strategii face managementul stocurilor mai dinamic și necesită o sincronizare precisă cu furnizorii de materiale.

Analiza ABC, a doua metodologie discutată, este o resursă esențială pentru prioritizarea și clasificarea materialelor pe baza unor criterii ajustabile, cum ar fi consumul anual, costul unitar sau valorile stocurilor. Aplicarea sa practică permite organizațiilor să identifice și să se concentreze asupra celor mai importante articole, contribuind la gestionarea eficientă și plină de resurse a stocurilor.

Deși JIT promovează obiectivul stocului zero, acesta nu este întotdeauna fezabil în practică. Astfel, devine esențial să se reducă la minimum costurile totale asociate managementului stocurilor. În acest context, formula lui Wilson poate fi aplicată pentru a calcula EOQ, optimizând atât costurile de deținere, cât și costurile de comandă.

Managementul consumabilelor necesită definirea unor parametri strategici, cum ar fi stocul de siguranță, punctele de reordonare și nivelurile maxime. Acești parametri aliniază lanțul de aprovizionare la nevoile reale, minimizând riscul de lipsă a stocurilor și costurile excesive de păstrare.

În cele din urmă, managementul eficient al pieselor de schimb este esențial pentru a asigura disponibilitatea articolelor esențiale, menținând în același timp un echilibru între costuri și eficiența operațională. Determinarea necesarului mediu oferă o bază matematică solidă pentru planificarea stocurilor, asigurând că piesele de schimb sunt disponibile atunci când sunt necesare, fără a bloca un capital fix excesiv. Acest lucru este realizabil atâta timp cât nivelurile stocurilor sunt aliniate la un nivel de servicii atent echilibrat.