CMMS nu trebuie să fie vazut ca un trend sau ca un instrument minune care va rezolva toate problemele de mentenanță. CMMS este un instrument de lucru pentru Manager, pentru a planifica și a face managementul intervențiilor și echipamentelor sale.
De ce ai nevoie de un CMMS?
- Pentru că vrei să-ți centralizezi toată activitatea într-o singură bază de date fără a mai folosi nenumarate excel-uri sau a face totul pe hârtie?
- Pentru că există o solicitare legală sau de audit care impune computerizarea mentenanței?
- Pentru că o altă companie utilizează un CMMS și vrei si tu unul?
Cel mai important este să fie clară nevoia implementarii unui CMMS.
Ce ar trebui să asigure un CMMS?
În general, obiectivul principal al unei implementări CMMS în orice companie este de a centraliza și sistematiză toate informațiile legate de mentenanță, a standardiza procesele și a optimiza managementul mentenanței prin introducerea celor mai bune practici în cadrul departamentului.
În ceea ce privește caracteristicile software-ului ales, CMMS-ul trebuie să simplifice pentru Manager:
- Codificarea, înregistrarea și actualizarea continuă a inventarului bunurilor, cu datele tehnice, planurile de mentenanță preventivă și corelarea echipamentelor cu materialele folosite;
- Codificarea, înregistrarea și actualizarea continuă a inventarului materialelor folosite în activitate, asocierea materialelor cu echipamentele unde sunt folosite și evaluarea furnizorilor;
- Să planifice și să facă managementul tuturor activităților de mentenanță indiferent de natura acestora (planificate, accidentale, calitate etc.);
- Raportarea tuturor activităților, indicând timpul lucrat, manopera și materialele folosite, și chiar serviciile terților;
- Calcularea indicatorilor de management al mentenanței (KPI) care permit managerului să simtă “pulsul activității sale: numărul de defecte, timpul de nefuncționare, raportul preventiv/corectiv (%), rata de defectare, istoricul intervențiilor financiar și al costurilor și multe altele.
În ceea ce privește interfața software, cu cât mai ușor pentru utilizatorul final, cu atât mai bine. O interfață cu operațiuni simple și clare este cea mai bună opțiune, nu pentru că utilizatorul final ar fi mai puțîn calificat sau mai puțîn agil în a folosi aplicația, ci pentru că utilizatorii finali (in cele mai multe cazuri, tehnicienii de mentenanță) trebuie să își dedice aproape tot timpul pentru a-și îndeplini sarcinile și să folosească doar o mică parte din timp pentru a înregistra informații in soft, și nu invers.
Recomandări în alegerea unui CMMS
- Excluderea dezvoltării unui software “in-house”. Este un proces care consumă mult timp, care se poate transforma cu ușurință în ceva “dureros”, demotivant și, în cele mai multe cazuri, devine o sarcina fără sfârșit.
- Excluderea unor software-uri adaptate, programelor sau funcționalităților care nu sunt specifice mentenantei (excel, calendrul cu reminder-uri, software-uri pentru managementul de proiect etc.) – pe termen scurt acestea vor fi insuficiente. Pe de altă parte, pot fi instrumente importante dacă există o singură persoană care se ocupă de proiect.
Obiectivele principale și așteptările realiste
- Încurajarea tuturor membrilor din echipa de mentenanță (sau chiar a întregii companii), folosirea unor date actualizate, atât legate de mentenanță, cât și de managementul general.
- Obținerea unor cunoștințe/informații despre mentenanța existentă, sistematizarea informației și găsirea unui mod de a o face accesibilă tuturor, oriunde.
- Introducerea îmbunătățirilor în cadrul Organizației, începând chiar cu procesul de implementare;
- Obținerea automată de rapoarte și de indicatori KPI pentru Management;
- Creșterea productivității.
Ca orice lucru nou, se poate întâmpina rezistența din partea membrilor echipei, cu reacții de genul “Acest lucru nu o să functioneze aici!”, “Nu avem timp să înregistrăm totul într-un soft!”, “Nimeni nu va urma pașii ăștia!”.
